Нказ № 22 від 5 жовтня 2022 року

                 НАКАЗ 

 

   «05» жовтня 2022 року             м. Вінниця                    № 22

 

Про призначення відповідального

за архів та затвердження Положення

про архівний підрозділ

 

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року № 232/5 «Про затвердження Типового положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» (із змінами),  зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 202/20515, для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності Департаменту агропромислового розвитку Вінницької обласної військової адміністрації, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

НАКАЗУЮ:

1. Призначити ПОЛИСКАЛІНУ Людмилу Володимирівну, заступника начальника відділу бухгалтерського обліку, звітності та фінансового, організаційного та цифрового забезпечення, контролю та зв'язків з громадськістю управління прогнозування, бухгалтерського обліку, фінансового та організаційного забезпечення, відповідальною за архів Департаменту агропромислового розвитку Вінницької обласної військової адміністрації

 

2. Затвердити Положення про архівний підрозділ Департаменту агропромислового розвитку Вінницької обласної військової адміністрації, що додається.

 

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора Департаменту – начальника управління прогнозування, бухгалтерського обліку, фінансового та організаційного забезпечення – головного бухгалтера Павлишена В.С.

 

Директор Департаменту 

Олег СІДОРОВ

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора Департаменту агропромислового

розвитку Вінницької обласної військової адміністрації

від «05» жовтня 2022 р. № 22

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний підрозділ Департаменту агропромислового розвитку Вінницької  обласної військової адміністрації

 

1. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року № 232/5 «Про затвердження Типового положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» (із змінами), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 202/20515, в Департаменті агропромислового розвитку Вінницької обласної військової адміністрації  (далі – Департамент) створено архівний підрозділ для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архівний підрозділ Департаменту входить до складу відділу бухгалтерського обліку, звітності та фінансового, організаційного та цифрового забезпечення, контролю та зв᾿язків з громадськістю управління прогнозування, бухгалтерського обліку, фінансового та організаційного забезпечення.
3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, наказами Мінагрополітики України, Державної архівної служби України, розпорядженнями та дорученнями голови Вінницької обласної державної адміністрації, обласної ради, наказами директора Департаменту,  Інструкцією з діловодства Департаменту, рішеннями ЕПК ДАВО та цим Положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ  керується наказами Державної архівної служби України, вказівками та методичними рекомендаціями Державного архіву Вінницької області  (далі – ДАВО).

Дане Положення про архівний підрозділ Департаменту, який є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з Державним архівом Вінницької області, після чого затверджується наказом директора  Департаменту.

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану роботи архіву, який затверджує директор Департаменту.
5. Обов'язки відповідального за архів визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується директором Департаменту.
6. Основними завданнями архіву є:

- приймання від структурних підрозділів Департаменту та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

- контроль, разом із працівником відповідальним за діловодство, за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Департаменту;

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ Департаменту,  перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою «Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року  № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року  за № 736/27181 (зі змінами) (далі – Правила) Державному архіву Вінницької області;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Департаменту  проектів:

описів справ постійного зберігання,

описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання,

описів справ з кадрових питань (особового складу),

актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду,

актів про вилучення документів з Національного архівного фонду,

актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду,

актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація користування архівними документами Департаменту,  надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

- підготовка, передавання та транспортування (за рахунок Департаменту) документів Національного архівного фонду до Державного архіву Вінницької області;

-  надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам Департаменту щодо організації роботи з документами та участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників, які відповідають за роботу з документами;

-  участь у заходах з підвищення  фахової кваліфікації працівників Департаменту, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

- вимагати від структурних підрозділів Департаменту передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати структурним підрозділам Департаменту рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

- запитувати від структурних підрозділів Департаменту відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівництво Департаменту про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- надавати методичну та практичну допомогу структурним підрозділам Департаменту щодо організації роботи з документами та підвищення кваліфікаційного рівня працівників, відповідальних за діловодство;

- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в Департаменті, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Особа, відповідальна за архів Департаменту, призначається наказом директора Департаменту.

Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними підрозділами Департаменту визначається  директором Департаменту. Відповідальним за виконання покладених на архівний підрозділ завдань і функцій є особа відповідальна за архів.

9. До складу документів архівного підрозділу Департаменту входять:

- документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Департаменту, та документи з кадрових питань (особового складу);

- науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені  Департаментом або одержані ним на законних підставах;

- фонди особового походження працівників Департаменту, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

- документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу Департаменту;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архівному підрозділі окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів Департаменту до архівного підрозділу через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Аудіовізуальні документи передаються до архівного підрозділу Департаменту одразу після завершення їх виробництва.

Електронні документи передаються до архівного підрозділу Департаменту відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014  року № 1421/26198.