Проведення круглого столу мало на меті обговорення труднощів та проблем щодо налагодження комунікації з виборними посадовими особами та громадськістю. Організація заходу відбулася у два етапи: до першого долучилися керівники, відповідальні за інформаційну діяльність, а також виборні посадовці. У свою чергу, другий етап передбачав залучення представників місцевих ЗМІ та громадських організацій до обговорення нагальних проблем у сфері комунікації.
Головний радник з питань врядування та колишній експерт зі зв’язків з громадськістю Кейді Ворд ознайомила присутніх зі специфікою Проекту ПРОМІС, який впроваджує Федерація канадських муніципалітетів (ФКМ) за фінансової підтримки Уряду Канади з метою зміцнення муніципального сектору України, поширення ефективного демократичного управління та прискорення економічного розвитку, включаючи інтегроване планування на місцевому, регіональному та національному рівнях.
Кейді Ворд поінформувала про основні етапи реалізації Проекту, першим з яких є демократичне врядування, спрямоване на тісну співпрацю з місцевими органами влади щодо більш ефективного використання ресурсів, а також посиленого залучення громадян до управління містами. Другий етап стосується підтримки місцевого економічного розвитку. «Зокрема, ми працюємо над такими питаннями як способи посилення допомоги жінкам для їхньої участі у розвитку бізнесу, а також щодо залучення молоді до розвитку підприємницької діяльності», - зазначила головний радник з питань врядування. Крім цього, розглядається можливість співпраці з тимчасово переміщеними особами, які можуть брати участь у підприємництві. У свою чергу, третій етап реалізації Проекту ПРОМІС спрямований на покращення взаємодії у межах різних рівнів управління з метою розвитку міст та поліпшення життя громадян. Зрештою, Кейді Ворд підкреслила: «Для нашого проекту дуже важлива співпраця з місцевими неурядовими організаціями, організаціями громадянського суспільства та з місцевими громадами, адже, на нашу думку, це один із найкращих способів покращення співпраці та взаємодії громадян із владою». Саме тому впровадження Проекту передбачає підготовку стратегічної програми щодо планування внутрішньої комунікації, спрямованої на встановлення балансу стосунків між засобами масової інформації та місцевими органами влади.
Під час неформальної дискусії учасники семінару поділилися власним досвідом налагодження співпраці у сфері комунікації, зазначивши про основні проблеми та можливі шляхи їх вирішення. Окремі питання стосувалися рівня довіри місцевого населення до ЗМІ та представників влади, включаючи зворотній зв'язок. Крім цього, під час дискусії було порушено питання щодо пошуку належного формату поширення інформації з урахуванням цільової групи та потреби ретрансляції ділової мови для місцевого населення. Тематика круглого столу включила обговорення проблеми оперативності обміну інформацією на місцевому рівні, потреби створення спільної технологічної платформи з урахуванням соціальних аспектів та конкуруючих факторів. Зрештою, учасники семінару зазначили про необхідність спільної дискусії представників влади, журналістів та громадських організацій щодо спірних питань, а також висловилися щодо основних аспектів підтримки інфраструктури сусідніх регіонів з метою підвищення туристичної привабливості м. Хмільник.
Директор Департаменту інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю ОДА Світлана Василюк повідомила про розширення можливостей комунікації представників влади, засобів масової інформації та громадських організацій, включаючи використання програмно-цільового методу. «Щороку 1 квітня Департамент оголошує конкурс проектів громадських організацій за вісьмома напрямами, який передбачає офіційний відкритий захист та інформаційний супровід», - зазначила Світлана Василюк. Крім цього, посадовець підкреслила про необхідність розбудови відносин громадськості і влади у форматі партнерства.
Внутрішня комунікація і налагодження ефективних зв’язків міських органів влади зі ЗМІ має значну роль у підвищенні рівня обізнаності та впевненості громадян у подальшій координації роботи. Наразі Проект ПРОМІС співпрацює з 16 містами-партнерами з чотирьох регіонів України.